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Guidelines for Academic and Professional Presentation

1.口頭發表才算是大功告成

你完成的各種作品:研究、計畫、和論文…除了要提出書面報告外,還要到你完成了口頭發表了才算是大功告成。你必須如同準備書面報告一般用心的準備講演發表。這是你對自己的責任,也是你對聽眾的責任。

2.提早開始準備

整理一個好的口頭發表需要時間。不要等到會議開始的前幾天才開始準備,在幾個星期前就開始做,然後把它放在一邊,過一陣子再重新檢視。原來第一次看起來滿意的構想,在過了一陣子之後你可能對它會有不同的看法。

3.必須精簡有重點

在一般會議的程序中,你只有大約20分鐘的時間發表兼討論。這時間一定不夠讓你深入論文中的每一個細節。因此你必須作結論使得聽眾抓住論文的重點。

4.分配主題的優先次序和時間

決定發表主題是很重要的。這可以幫助你分配時間。記得以聽眾的角度決定主題的優先次序。問自己什麼可能是他們最感興趣的,以及什麼是他們已經知道的。大致來說,在會議中你可以假設聽眾對你的問題有某種程度的熟悉。不要浪費時間在他們已經知道的東西上。

亦即,不要浪費時間在研究背景、動機、一般文獻的說明。在時間控管嚴格的會議中,這麼作,你可能中途就被截斷。

5.必須有你的見解和結論

你已經花了比聽眾多得多的時間在研究資料和問題,並做分析,詮釋和瞭解。把你的見解分享給聽眾。告訴他們你工作得到的結論。不要僅僅只是發表資料或概論,讓聽眾自己做結論。

亦即,不是呈現、堆砌資料,而是分析資料的意義,尤其要說明你和過去研究不同的地方。

6.準備適當的視覺輔助工具

一定要在口頭發表中準備適當的視覺輔助工具,以補強及闡明你的言語表達內容。早期演講者常使用海報或投影片,現在則多使用電子或網路簡報。但要達到效果,視覺輔助工具必須經過設計並且妥善的運用。這裡有一些絕竅:

-使用字級:在解析度1024*768時至少35px 以上高品質的文字,避免手寫投影片及低解析度點矩陣的印刷。

-限制投影片的數目。一個好的準則是每張投影片約佔1-2分鐘。在一般研討會中如果投影片超過15張,聽眾可能會失去耐性。(當然,如果是超過1小時的個人專題演講,又另當別論。)

-不要在每張投影片中放太多的資訊。限制3-5個、至多不超過7-8個重點在一張投影片中。

-不要把論文的內容段落直接copy-paste在投影片中。投影片的文字應該是標題式,盡量避免敘述式。

-一張圖片、圖表(尤其是好的)勝過千言萬語。一張設計完善的圖表往往比文字能更快而且更清楚的表達重點。

-每一張投影片都是不可或缺的,也就是說,如果你會說「因為時間關係,這張我們跳過去。」那你不如事先把它抽掉。

同時,如果投影片準備充分,會使你的發表順暢進行,完全不需要強記或直接讀稿。

如有特殊必要,可散發少量頁數的講義。

7.演練論文發表

論文發表的時間非常有限,如果不練習,要在分配的時間內,將所有該講的事都提到是相當困難的。練習也提供與投影片的配合,使得它們不致於太多併合於邏輯。

在會議前2-3週,在2-3位同事面前舉行一場預演。這將給你有用的回饋,可在會議前及時做任何的更動。如果有同事也是口頭報告主講人,邀請他們參加預演,大家都受益。


以上是整合重要國際學術組織(以國際資訊系統/資管學會ICIS為基礎)對會議報告的規範與闡述。

但統雄老師注意到,在會議報告實務上仍有一些疏漏,故補充建議如下。

群體簡報與團隊精神

如果是群體成果,簡報宜表現團隊精神,具體的呈現就是分工、接力報告。

避免全組站在臺上,卻只有1人唱獨角戲。而還沒有輪到報告的人員,必須全神貫注在主講人身上,切忌東張西望、甚至交頭接耳。

如何準備團體報告,細節可參考「火種訓練」一文。

服裝儀容

社會的轉型,對服裝儀容的要求已不如1980年代以前嚴格,但在「正式」的會議或場合,如表對聽眾的敬意與自己的慎重,一般合宜的服裝是:

女性:樸素裙裝,裙長及膝,鞋不露趾、但可有適宜高度,可淡妝。

男性:深色西褲,淺色襯衫打領帶。國民領也有日漸被接受的趨勢。


本文是「講義」式,如果作成「簡報」式,應該是這樣

較長時間的「網路式」「個人專題簡報」,可以參考如下範例:

學術簡報:Adoption Modeling

商務簡報:電子商務市場策略

商務簡報和學術簡報,在本質上其實沒有不同,只是前者在核心文獻、和研究方法的簡介可以再精簡,而盡量強調結論與建議。

以上都是「口頭」報告,如果是製作「書面報告」,應該是這樣

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