資料中心‧瞻前顧後

資料中心於七十年社慶日,奉董事長指示成立,由聯合報、經濟日報、民生報三報資料組混合編成。董事長頒成立宗旨為「使研究和資訊單位的工作密切配合,進行各類資料處理資訊化的嘗試,以為中國新聞事業資訊化開創及做好準備工作。」

資料中心當前概況

中心當前開放時間為每日上午八時,至次日凌晨一時半。

資料典藏包括:(1)新聞資料:一萬四千類、兩百二十萬則、一億七千五百萬字。(2)新聞圖片:五十四萬幀。(3)其他書刊、期刊、合訂本、微縮本等。中心同仁的例行工作大約是:每日處理六十萬字新聞資料、三百幀中外新聞圖片、及其他期刊、書刊、統計資料等。

例行的作業任務按項目分,包括:(1)各類資料之處理與管理,自今年起,並請同仁每日提交工作日誌,以交換處理意見,增強彼此溝通,及業務管理效果。(2)索引服務,當前計提供七項索引。(3)查詢服務,含電話服務。(4)其他交辦事項,如成立科技資料庫等。

中心的新設作業任務有:(1)資料自動化規畫:含「中華民國新聞資料標準編目法」規畫,及電子報新媒體規畫等。(2)市場、意見調查及統計研究等:如執行「民生報讀者暨市場調查」;執行「聯合文學讀者調查」之問卷分析;編纂「中華民國國力指標」統計手冊等。

資料中心內部並無正式編組,但依業務性質概可分為五大項,同仁因事擇人,輪早晚班上班。其分職分工如下:

新聞編纂:比較、採錄、剪輯、編目、歸檔、並待命供稿。

圖片管理:圖片分做地圖及照片兩類;亦有外電、本國圖稿之分,彩色、黑白圖稿之別。分類處理,程序同前。

書刊管理:包括參考書、期刊、合訂本、統計資料等,處理程序同前。

特藏管理:包括編製三報索引、管理本報系各項出版品;文件資料及其他特藏等。

研究發展:包括自動化規畫、調查、統計等,除擔任執行的副主任外,尚無專任人員參與負責。每項作業均以約請臨時人員,專案方式完成。

當前資料中心服務的優點與缺點,可分別簡述如下:

特別適合服務的方向是:

1.撰寫特稿,收集背景資料。

2.評論報導,索引徵信甄別。

3.深度報導,尋找例證線索。

4.新進人員或轉換路線同仁,了解採編對象的依據。

較不顯著的服務方向是:

1.在極端時間內,搜尋某一項特定且不顯著之材料。

2.搜尋某一項「人事時地物」均頗為模糊的資料。

事實上,後面這兩項問題,並非資料中心的問題,而是以人力處理資料所必然發生的共同問題,只有等待將來以自動化處理資料,才易於改善這種狀況。

生產力成長狀況

資料中心去歲除了專案業務外,在一般例行業務的「生產力」方面,有幾項較為顯著的成長,這是中心全體同仁貫徹報系「提高生產力」政策,人人自我革新,增加效率,共同努力的結果。這些項目如下:

--新訂編目系統,為標準化編目奠基。將原來流水號式的編目,改為結構式編目;並將較粗放之項目,改為較精緻之十九編。

--撰寫摘要索引。新聞事件注其人事時地物;人物資料摘出小傳。不過,濃縮摘要,事體龐大,當前只是一個起步,還有許多可以發展增益的地方。

--圖片編號。資料中心以往循圖館學通例,主要對書刊編「登錄號」,今年經劉總編輯指示,圖片也逐步編登錄號。

--清校分類精緻化。資料中心因累積二十餘年工作經驗,始終夙夜罪懈,所以資料累積快速,有些類目已多至十幾二十卷,固然有豐富的效果,但亦發生過於浩瀚的現象,有必要及時細分,以免繼續擴張,未來更難處理。中心全體同仁,在去年一年,發揮了額外的心力,清校分類成長最為快速,高達百分之二一,是合理成長的七倍以上。

檢討與建議

(一)     人力結構革新

資料中心業務繁瑣,有重腦力者、有重體力者,宜於因事擇人。譬如軍中有官士兵之分,士兵固然不能勝任軍官之責,軍官亦不便操持士兵之務。故中心之職務分類宜與人力素質,維持一穩定且適當之配合。

且報業日益進步,報系資料需求水準日益提高,資料之處理與管理,也日須專業知識與敬業精神。在充滿挑戰的環境中,資料中心實乃備戰部隊,絕非養息之所,如何提高中心戰鬥素質,實有全盤考慮調整人力結構的必要。

資料中心在當前人力不是絕對充分的狀況之下,仍能繼續積極運作的主要原因,在於過去二十多年,凝聚了一種沉默敬業的傳統,在一種人格神會的力量下驅動。如何延續這種傳統,不斷進步,必須考慮健全的人力革新方向。

(二)     營業服務可行性

資料中心在以往主要扮演後勤單位的角色,因此很難「看到」典型的成果。譬如前舉革新編目、分類精緻化等等,雖然花了同仁的許多心血,但除了對平常就很關切的人而言,很容易就變成忽略的抽像績效。

因此,考慮如何把中心由後勤換血成生產單位,譬如規畫營業服務可行性,實屬提高士氣的有效方法。

尤其,近年來,慕名而來中心要求借用資料者日增,各政府機構、傳播媒介、學校機關、團體個人……所在多有。以往均免費服務。但面對日增之訪客,似宜考慮兩種發展方向,擇一而行:

1.考慮創造形象因素,繼續採行公共服務。或:

2.考慮反映成本因素,規畫營業服務。若營業服務可行,宜從速擬訂辦法。

(三)     階段性規畫電子報新媒體

「資料自動化初步規畫」之三項作業,已逐步於三月底完成。自動化之遠程目標為發展「電傳視訊」亦即「電子報」。電子報實際發動雖為時尚早,但資訊大勢所趨,恐將難免。

借鏡電視、錄影機的發展史,可知任何新媒體均有其潛力與市場,我們宜有適當之準備。

自動化初步規畫後,後續工作似宜有相當程度之計畫。

在本報三十四週年社慶前夕,檢討過去一年來的工作表現,有令中心整體同仁略感告慰之處,也還有很多令我們覺得做還不夠的地。中心同仁願秉著「提高生產力」的政策,發揚思考,追求更多的努力與進步。

1985)聯繫NO.33