展望科技公司策略制定幹部訓練

後語

這是我於1991年擔任展望傳播科技公司總經理時,在幹部訓練營的講話。
展望的事業目標有階段:第一、電視資訊教育節目,第二、電視購物「資訊吧Info Bar」,第三、新媒體、線上資訊服務。
現在重新刊出,有3個印證與反省:
第一、經營企業的管理方法和研究方法本質是一體的兩面,都是知識管理的應用與實現。
第二、謹慎、還要再謹慎。展望的經營政策相對於當時的中華電信(當時仍為電信局)與臺灣電訊是謹慎而保守的;經營績效相對於前者的巨額虧損,也是「小而美」的。但展望終究沒有大發,在當時對大環境的預測,就現在看還是太樂觀了、在一片激進聲中的謹慎者,還是可以再謹慎。
第三、資源決定論。以展望當時的資源規模,無法對大環境作實證研究式的預測。但我在1996-99年的實證研究,終於能預測到大環境的走向。相對的,有些擁有豐富資源的機構,卻寧可承受巨額虧損,而不願投入研究。當時,展望曾經向中華電信與臺灣電訊提出策略合作,由展望擔任市場研究,可惜並沒有成功。可見影響「預測是否成功」也有「不為」與「不能」的兩種因素。


把事做好

1991年展望薪火會幹部訓練專題演講

主講人:吳統雄總經理(展望傳播科技公司)

今天我們來談一談如何把事做好。

古代有一個大聖人孟子,他曾經跟我們講到兩個觀念,如果事情做不好,一個叫做不能,一個叫做不為。看見一位老先生行動不便,為他折一根樹枝做枴杖,這事如果不做,就是不為;移山倒海我們想去做,但做不了,就是不能。事情做不做做得好?孟子是唯心論,認為一定先要有心,才能把事情做好。今天我們除了強調有心以外,再來強調怎麼有能力。

在座幾位新進的同仁,在進來之前,我們都不認識,所以看「兩歷」--學歷、經歷;進來之後,就看另「兩力」--努力及能力。努力就是我們「為不為」,有沒有這個心,當然也要有這個能力,否則整天只是想我很想把事做好,但就是做不好,怎麼辦呢?所以,我們要提昇我們「有能」的部分。
在孟子那時代,移山倒海是不可能的事,但是現在也能了;近來台塑在麥寮建六輕,有些基地也是建在海中,當時的不能,在今天也是可能了。
由此我們可以看得出來,從孟子時代到現在,他當時認為不能的移山倒海,到今天已經能了。所以人的能力是不斷地在往前進,我們要激發我們的能力。

八字真言:知識、目標、方法、行動

我們看看歷史的進化,成功的偉人,他們之所以成功,就是靠著把「不可能」變成「可能」的八字真言,八字真言是那八字呢?第一是知識、第二是目標、第三是方法、第四是行動。我們今天就來談談八字真言。我們也希望所有的同仁都能藉助這八字真言提升我們的能力,一起邁入把理想落實的境界。

就這個八字來講,知識是最基本的,我們把它擺在最後面來講,先從目標開始講起。目標是什麼呢?簡單而言,我們每做一個事情,先要自己非常的清楚我們要做什麼,如此才會覺得有價值。做什麼我們必須有一個方向感,這個目標我們可以從很大的觀點講起,也可以落實到我們的生活面。
記得在這個訓練課程前,我有另外一堂課是談到職業目標,就我個人為例,過去職業目標第一個階段是「生存」而已,第二階段是使「成果實現」,到了第三個階段,則是實現「人的尊嚴」,與走向公司的「專業制度」。

也許每個人有每個人不同的目標,但一定要替自己先建立一個目標。不僅是個人,公司也要有一個目標,所以公司簡介,一開始就先講三加一的目標,要認識這個公司它有一個目標在那,才知道我們要走到那去。每一位新進人員我都會問,你的人生目標跟我們的目標是否有呼應之處,如果有呼應之處,就把自己的人生投入和大家一起前進。不然,如果只是混一口飯吃,對一個年輕人來說,實在沒有什麼義意。所以我們今天一定要建立一個共同的目標,我們常要想公司的目標在那,我們個人的目標在那,如何把它們契合,才能擁有可以充分發揮能力的空間。在公司目標建立之後,會有部門目標,部門目標之後,可能在不同的崗位又有自己的崗位目標,從最上面有一個大的目標,再慢慢的落實下來,各部門在這個大目標下訂定部門目標和自己的目標。

而訂定目標的要件,第一個要很「清楚」,如此才可知道我們要做什麼,例如公司的目標就是很清楚的三個階段。又譬如業務處的目標就是開發業務,要看清楚那幾個業務線可以做,而不是認為滿街都是業務,滿街都是業務,就表示沒有業務,因為我們沒有目標,不清楚目標在什麼地方;製作處說我要做好節目,這個目標就是不清楚,應該說我要做什麼樣的好節目,怎麼樣來表達,所以第一個要很清楚標的把目標寫下來。第二個是目標要很簡捷,目標太多,又是沒有目標,因此我們在建立第一個目標時必須有這樣的認識。
另外,我們還要認識目標,要做的事情本身是什麼,例如對公司來講第一個我們要做電視資訊教育節目,第二個要做電視購物「資訊吧Info Bar」,第三個要做新媒體、線上資訊服務。所以我們每個人第一都要對電視節目有基本認識,這電視節目是做什麼的,否則不清楚的話,不見得會達得成。落實到每個部門之後也是這樣的。

方法就是可行性、程序、工具、與資料分析

第二個來談談方法,方法是在已經知道目標是什麼之後應該怎麼做。小時候的志願,現在都沒有做到,那是因為小時候志願只是個想法,但沒有一個方法,所以目標達不成,通常都是沒有方法的緣故。
什麼叫方法?舉例來說,公司的遠期目標是做新媒體,但是為什麼要先建立一個三階段論,其實就是一個方法,公司在政策考量時,如果一開始就推出新媒體,可能不是一蹴而幾可以達成的事情,既然不能立竿見影,所以我們必須設計三個階段,一個階段經過一個階段,最後再走過去。

當初為什麼這樣設計,因為我們做過一個政策跟資料上的考量,要做類似新聞體的服務,在國內並不是沒有,例如電信局的電傳視訊,又如臺灣電訊的線上服務,都花費很多的金錢和人力,但都失敗了,他們為什麼失敗,嚴格來講,他們也有和我們類似的目標,方法卻失敗了。他們認為所推出的服務可以立刻進入家庭,這是不對的,因為這項服務必須藉助電腦,而我們可以看得出來,家庭的電腦普及率太低了,連媒體都無法拿到,怎麼能把服務送到呢?因此,電信局及臺灣電訊雖然集中了第一流的人才,但卻沒有研究正確的方法,所以他們失敗了。

進入新媒體的服務成功率一定和電腦的普及率成正比,現在電腦之普及率太低,所以我們不能走這個方法。而現在電視、電話的普及率近百分之百,所以第一個階段要從電視和電話這個方向把新媒體的概念跟類似的服務放進去,這就是我們在方法上要做這樣的考究;同時我們也在法令和技術上考量,現在進去在法令上、技術上是否成熟?尤其要利用家庭來推動電腦,在費用上非常的高,所以我們利用另外一種設備叫數位高解析電視,基本是一個數位原理,這些電視的生產是家電廠商,我們讓他們用三年的時間來推硬體,等他們將硬體推進家庭之後,我們只要加上一個中央處理機,也就是CPU Box(Set Top Box),就可使他們得到我們新的服務,這就是我們策略的規畫,也就是方法上的考量。

那麼如何把方法做好?方法相關的要件是什麼呢?第一、好的方法要能達成目標,這句話講起來簡單,但在世界上有很多的矛盾,許多的方法都是不能達到目標的,舉一個目前全世界最囑目的例子-蘇聯政變,他的建國目標不變,但因方法不對,以致於推行的政治及經濟制度無法達到目標,所以好的方法必須要實現目標。

第二、方法是一種程序,一件很簡單的事情必須把如何實現的每一步驟都想過,我們用一個較科學的名字叫「可操作化」,把一個目標可以操作化,這就是方法。落實到公司來,每一個部門在訂方法的時候,第一個要想程序上如何去實現,如業務處第一個要想業務的資料在那?市場在那?誰會登這個廣告,會登廣告才會來參加我們的服務,所以要先訂定搜集資料的程序。

第二個要訂定過濾的程序,什麼人會是我們的客戶,我們要分層還要分等,如何分層分等,這就是程序。在技術處也是一樣,在建立資料庫的時候須先做成模組化,訂定了四個程序,第一個程序是做資料庫選擇以及次資料庫選擇,以下再訂定第二、第三、第四個程序,把程序訂定下來之後,做所有的資料庫都是一樣的,不論人事上有任何變動,以後有使用手冊,都是一樣的做法。如製作處在計畫好程序,要取那些景?在那拍?之後再錄製節目,就可以節省許多時間。

第三、好的方法也可能是一種工具。業務處使用的工具就是企畫案、示範帶;技術處要使用的每一套系統不能全靠自己發展,必須去找適當的工具,幫助我們提昇能力;製作處也是一樣。

第四、方法也可能是一種輔助工具,輔助工具不能幫您達成目標,但可以幫您目標的達成更順利,例如電腦就是一個最顯著的例子,電腦不能幫您去說服一個客戶,但它可以幫您整理企畫案,它可以使您在做後勤的準備,節省很多的時間,所以,公司要求每一位同仁都會使用電腦,以善加利用這個輔助工具。

聯華電子生產力提升的故事

第五、好的方法是一份資料統計的報表,報表其實就是一個輔助工具,但是大家在工作往往忽略了報表可以改善工作效率。例如聯華電子生產力提升的故事,他們發給檢驗員一份圖表,這圖表就是晶圓的圖形,請每位在晶圓損壞的部位畫上記號,才發現晶圓損壞率最高的地方在週圍,所以檢驗就以週圍為主,又發現損壞的原因是夾子,所以又把夾子包上橡膠,如此聯華的生產力馬上提高,降低了不良率,而幫助他們發現原因的最大功臣就是報表。這報表不能直接的改善問題,但因為有報表的輔助得以幫助他們來判斷問題的所在。所以,一個好的報表可以節省很多的事情。譬如MBA管理碩士的教學,其實整個課程當中就是在教這些碩士做報表,當然做報表牽涉到的事情很多,我們以後要找別的事情來訓練,重要的是大家一定要有一個觀念,要使我們的部門進行的順利,有生產力,要會做報表,要把管理報表化。我們一定要在心理上克服一件事情,報表不是做文書,更不是做作文,它是要幫我們把管理改善。

第六、要達成一個目標方法有很多,也有很多種形式,所以我們在談方法的時候,絕對是可以修改,可以變更,可能還有更好的方法。但是方法是有好有壞,一定要有所選擇。所以方法上歡迎大家的討論,更多的提議和新的構想,心理上還要有一個準備,凡是方法都可以更改。例如我們推出「資訊吧Info Bar」,要在那播出就是方法,我們最重要的就是要推出這個節目,到那一個電視台去不是我們的目標,這只是一個方法,我們要尋到一個最好的方法,因為我們去不同的電視台會有不同成本的考量,要取得一個最好的成本代價,第一能降低業務同仁的壓力,第二成本的考量能將結餘的成本拿來回饋每一位同仁,提高每一位同仁的福利,所以一定要在方法上選擇最好的。

第七、當我們選擇一個方法以後,要很確實的執行這個方法。例如現在社會上為了探討民意,常用民意調查,民意調查是一個很好的方法,但其要求的條件很高,不能澈底地執行,常常誤用或濫用,浪費了許多的人力、物力,所以我們寧可變更其它有效的方法。
最後一個是要很確實認識瞭解執行的方法;譬如製作處製作節目需要用到電腦動畫,買一套電腦來配合,但我們就必須考慮到會不會做,能不能做,若不會,就只是拖延時間,而不能達到目標。更需考量自己做其效能如何,若不能達到片頭效果,寧可外製請別人做,這是一個更好的方法。

行動就是實踐

接著,我們要來談行動。目標是做什麼,方法是如何做,行動就是按目標與方法去實踐。去做我們要講究需要花多少時間,訂定時間表,要花多少精神,任務如何分工,需要多少費用,這些都要列入考量。目前業務線已經歸劃出來,資料也已搜集完成,也歸劃出每一級的潛在客戶,接著就要去拜訪,若無法實行就失敗了。要收割構想,就是必須要實際去做。

知識是一切基礎

當我們講完前三點,其實一切的根本就是知識。我們要認識目標,訂定目標,若對這件事根本不熟,例如我們要發展新媒體,但我們對新媒體不熟,怎麼能發展這個目標呢?我們要去開發一個業務,若對市場的情況不瞭解,誰會出錢來贊助這個計畫,沒有這方面的知識,一切都空談;我們要做一個節目,用什麼機器,打什麼樣的燈光,到什麼地方去拍,腳本如何設計都必須有全盤的瞭解,才能實現目標。知識也必須是正確的,而且愈豐富愈好,我們要不吝於多學習,這個基礎看不出來,什麼時候會用得到我們也不曉得,但是知識的基礎愈結實,愈能在做事的時候很有條理的整理出來,替我們訂定目標。

程式守則不是作文,而是計畫的具體實現

最後,我們來看一下計畫案與報告書的程式守則,「把事做好」每一位一定要先有一個計畫,或者有一個報告,您要考慮那一些問題先提供給各位做一個參考,以後各位在您們的崗位上要寫一個計畫。譬如製作處要開發一個新的節目,就必須對新節目有一個計畫,做個說明;另外,我們希望主持人的造型有吸引人的獨特之處,我們也有一個計畫;我們在工作崗位上有一段時間之後,工作有可以改善的地方,也可以提出報告,您要考量的,這就是一個輔助工具,一個程式守則,程式就是有那些形式要件,要想到那些問題。這個程式守則也大致將我剛才講的八字真言涵蓋在面。

一個好的計畫和報告其格式最多分四個段落,任何企畫和報告首先一定要有很清楚的目標,這個目標可能因為不同的時跡,用不同的詞,但是意思是一樣的。這個目標一定要寫清楚,而且簡短,除非例行性的公文,譬如每週的幹部週報,幹部月報,這是一定的,目標已經很清楚,即可省略;我們的總表,這也是一個計畫案,總表是一個例行的,也不必寫目標,但我們開始的時候要先想過,總表的目的要能達成:第一、編排節目的參考,第二、發加班費的依據,第三、業務單位考核的依據,還是有一個目標在內。

第二個段落是資料分析,就思考的邏輯上來說,資料分析就是知識,思考的邏輯應該資料在前,但是在表達的時候我們不希望從一個很廣大的一個東西看起,所以我們把資料分析放在第二,在不同的時候也許是情報分析,也許是相關的文獻研究。假設我們的報告是一個精簡的公文,這一段可以省略,我們可以假設提出的意見都已經研究過了,不是憑空想像;但在一個很嚴謹、很重要的報告中,就必須把依據的資料為何,列出做為參考。

第三個要澈底的交代要用什麼方法去達到目標,這個方法可以是一種程序,可以是一種工具,採用什麼工具來達成,可以是報表,可以是圖形,也可以是我要達成這個目標有幾個關鍵性的問題,這些問題如何去處理,用字可能不同,但基本上這些都是可以實踐目標的方法。

最一個是行動,就是施行細則,是什麼時間,要多少人,任務分派為何,達成什麼目的,花費多少,這些都是施行細則。我們在一般寫公文的時候可以將施行細則保留,只提目標及方法,目標、方法核定之後,再詳細擬定施行細則。

掌握知識、目標、方法、行動,就能「把事做好」。  

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