Management Information Systems

管理資訊系統系列
MIS
個案研究
什麼是MIS?
MIS的規畫目標與內容
MIS的規畫程序
SA
MIS系統分析與設計
  統雄1-2-3-4簡則
MIS競爭者分析
MIS需求分析
MIS可行性分析
MIS系統實作分析
  作業流程分析
  輸出入分析
  資料庫分析
  軟硬體分析
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MISPM
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DSS決策援系統
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知識管理與決策參數庫
NoSQL/Key-Value
非關聯式資料庫
Web Development
網路系統開發實作系列

如果你不想讀700頁的教科書,才知道什麼是MIS,本系列講義可以讓你立刻認識「MIS 管理資訊系統」的目標、開發方法、實務應用,提供「TX 1-2-3-4簡則」作為「系統分析與設計(SA&D)」最簡明的指導,特別適合中小型系統之開發與分析。

並隨時更新最新發展,如UML, NoSQL資料庫, 決策支援, 決策參數庫, 知識管理, 與大數據數位分析...等。

資訊管理不是背書,是實作,所以我們先從一個實例說明。

MIS管理資訊系統個案研究

「世新資訊公司」原來從事電腦設備連鎖店面銷售。但近年由於店面租金、以及人事費用高漲,利潤偏低,已逐漸失去競爭優勢。

公司主管乃引入「電子商務」新觀念,計畫開發「電腦網路銷售業務」,向廠商批入各種電腦原料,經各種組合後,再銷售給消費者。

這項銷售業務在管理上的考量包括:

廠商管理:各個廠商資料、產品項目、利潤政策(出貨價格-訂貨價格)。

客戶管理:個人資料、銷售產品、郵購與出貨記錄、付款方式、收費記錄;並能查詢、列印DM標籤。

訂貨管理:各廠商產品訂貨單、集計單(訂貨價*訂貨量)。

庫存管理:進貨量記錄、提貨量記錄、庫存量記錄。

出貨管理:客戶資料、各廠商產品出貨明細單、提貨集計單。

相關財務管理:對帳、請款、收帳、發票各項作業。

你就是「世新公司」這項業務的事業部主管,計畫以MIS方式管理這項新業務,你將如何進行規畫?再創企業新機?

統雄老師在神通電腦服務時,真正為客戶開發的系統註:以上是統雄老師在神通電腦服務時,真正為客戶開發的系統,所以本案討論的問題不是假設,而是事實。唯基於企業倫理,改變客戶名稱。

基本問題

一、什麼是MIS(管理資訊系統)?

MIS 就是一個以「資料庫管理系統(DBMS)」為基礎,擁有高階使用介面的資訊系統。

所以,MIS相對於檔案型系統(如你個人電腦上、Windows的「檔案總管」),最大的特色就是「資料庫」,從以上個案的分析為例,其概念模式圖如下:

資料庫管理系統(DBMS)

在以上的分析圖中,我們可以知道:

在這個系統上,有許多不同的使用者,從事個別不同的工作。

個別使用者所從事的工作,要依靠不同的資料。譬如,主管要作產品策略,就必須要有所有協力廠商的資料、與相關原料規格、價格的資料。

許多不同使用者所需的資料-如深褐色區塊、和淺褐色區塊-其實是連通的。譬如採購員下單的對象與原料,必須是主管核准的範圍;而財會付款之前,必須稽核庫房管理是否有簽收協力廠商的進貨;以上資料必須是完全相同的。

如果對每位使用者都建立一套系統,不僅重複而事倍功半,同時還有可能發生人為疏忽,造成資料不一致的情形。

所以,我們要使用「資料庫」管理,也就是不同使用者在工作時,只是使用不同的表單(表單是術語,其實就是表格),但依據的資料是相同的。

同時,資料使用的權限又不同,譬如:主管對協力廠商的管理權限比採購員大,而業務人員不需要、甚至不應該看到成本資料。

電腦問世之初,還沒有資料庫觀念註:電腦問世之初,還沒有資料庫觀念,就是對每位使用者作一個系統,稱為電子資料處理系統(DP)、或交易處理系統(TPS)。

資料庫管理的功能與優點

資料庫管理的功能與優點如下:

可以對個別資料進行:新增、查詢、修改、刪除的動作。

可以同時管理結構性(即數量)資料、與非結構性(即類別)資料。

資料、功能具備關聯性、分享性、整合性。(即上下游的作業可連結)

資料避免重複性、因此具備一致性。

可以授權個別使用者進行不同的作業。

二、MIS 的規畫者,目的與內容為何?

策略規畫:目標--總經理、事業部主管

管理規畫:方法--事業部主管、幹部,相關部門主管,資訊管理人員(可再分為:專案經理、系統分析師、介面設計師、資料庫設計師、媒體設計師),程式設計人員。

作業規畫:行動--資訊管理人員,事業部主管、行銷、採購、庫房、業務人員、財務人員,與相關部門人員

從 MIS 到 IS 內容的演變

MIS 一詞,最早是 IBM 電腦公司,為其企業客戶所作軟體服務的產品名稱。

美國於1968才由Minnesota大學雙子城校區創設第一個Management Information Systems Program (MIS),早期常是在管理學院,或是「決策科學(Decision Sciences)系」下的一個學程(track),後來漸漸單獨設系,所以老牌的學系名稱常是「資訊系統與決策科學系 IS&DS」。

近年許多新Programs不斷誕生,名稱非常多元化,由於系統的應用愈來愈廣,而不限於 Management,便多使用綜合性的 Information Systems (IS)名稱。IS 也長期隸屬在 DS 學會下,直到1994才有獨立的IS學會。同時,IS又與 IE, Management Science 相互影響,使IE 轉型為 ISyE(工業與系統工程)。

臺灣 IS 的特色

臺灣將資訊系統 IS 稱為資訊管理,而50年來的教育政策側重培養理工人才,所以大部分的人才來自資工、資科,許多學校的資管甚至實為資工、資科第二系,老師們參加國際資工、資科學會的,甚至遠多於國際IS 學會。 在這種環境下,形成了與國際頗不同,具有臺灣特色的資訊管理課程設計:

1. 資訊管理﹦資工、資科+ 3 ㄐㄧ\:經濟、會計、統計

2. 資工、資科課程在比率上偏高;或是課程內涵偏向後端(演算),而非前端(使用者);或是同名課程,但內容設計偏向底(工具)層、而不是IS的頂(應用)層。

3. 而在資訊管理學門中,可能不少掌握國家資源的領導者,也認同這種臺灣特色。 

更進一步的討論,請參考「資管教育」專文。

本系列文章尊重傳統,仍採用名稱,但內容涵蓋綜合性的 Information Systems (IS)。

三、MIS的規畫程序為何?

資訊系統規畫的程序,專業用語包括以下幾種:SDLC (System Development Life Cycle)、SA&D(Systems Analysis and Design)、Software Engineering。

SDLC (System Development Life Cycle)

資訊系統最早的規畫程序稱為SDLC (System Development Life Cycle),中文常見譯為「系統發展生命週期」,可能不盡恰當。因為它的意義是表示:系統問世後,一定會因為內在使用者的反映、外在技術的變遷,而有持續改版的必要,所以統雄老師建議,譯為「系統發展循環」較能反映系統不斷追求成長的意義。這和更廣義的「知識產生程序」一樣,是一個反覆改善的程序。

SA&D(Systems Analysis and Design)

在資訊管理領域中,當前的系統規畫與開發程序,多稱為 SA&D(Systems Analysis and Design) ,中文為「系統分析與設計」。

資訊管理領域強調的是應用系統開發,這也是本系列文章,主要採用的名稱。

Software Engineering

北大西洋公約組織(NATO)在1968年提出了 Software Engineering的名稱,中文為「軟體工程」,以建議「軟體開發應該是類似工程的活動」。這個名稱在「資訊工程、資訊科學」領域中較常使用,多作為工具系統開發。

資訊管理領域和資訊工程、資訊科學領域的差異,應用系統與工具系統的不同,請參考:資管教育一文。

「系統分析與設計」神掌

所謂「神掌」文,就是以求打通任督二脈的文章,包括:整合、精簡、創新與啟發4個目的。

在許多純理論的系統設計教科書中,往往遺漏了「競爭者分析」的程序,或是另有一個「文獻分析」的程序。在學術研究中,「文獻分析」是非常重要的起步程序,但在資訊系統開發過程中,重視的是實務,這裡的「文獻」應該是廣義的、市場上已存在的競爭系統。

各教科書所列的程序不盡相同,有些可能是為了「賣書」的考量,塞了太多無關的垃圾以增加份量。

統雄老師將其歸納精簡,建議練就「系統分析與設計」神掌的程序如下:

競爭者分析

需求分析

可行性分析

系統實作分析與設計

程式分析與設計

系統測試、手冊製作、使用者訓練

系統建置、維護與修訂

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四、MIS系統分析與設計

競爭者分析、需求分析、可行性分析、與系統實作分析的程序與技術_統雄老師的1-2-3-4簡則

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